Kết quả thực hiện việc áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Sở Công Thương năm 2018

Có thể khẳng định trong những năm qua, Ban lãnh đạo Sở Công Thương luôn coi cải cách hành chính là khâu đột phá trong các nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, vì vậy quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) tại Sở Công Thương luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Ban Giám đốc sở; tập thể Lãnh đạo cơ quan có quyết tâm cao và thống nhất chỉ đạo tập trung, quyết liệt từ khâu lập kế hoạch, xây dựng đến tổ chức áp dụng và duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Qua đó, toàn thể công chức, viên chức tại cơ quan đã có nhận thức tốt về tác dụng của việc triển khai HTQLCL, có nhiều ý kiến tham gia đóng góp xây dựng và có ý thức chấp hành tốt các quy trình đã ban hành. Kết quả cụ thể như sau:

Thứ nhất, về phạm vi áp dụng HTQLCL của đơn vị:

Sở Công Thương đã xây dựng hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gắn với danh mục các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở. Các tài liệu HTQLCL đã được ban hành áp dụng gồm: Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng; 07 quy trình chung, 04 quy trình nội bộ hỗ trợ quản lý và 57 quy trình giải quyết thủ tục hành chính, cụ thể:

– 07 Quy trình chung gồm: Quy trình kiểm soát tài liệu (QT-SCT-01), Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT-SCT-02), Quy trình đánh giá nội bộ (QT-SCT-03), Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp (QT-SCT-04), Quy trình hành động khắc phục (QT-SCT-05), Quy trình hành động phòng ngừa (QT-SCT-06), Quy trình Họp xem xét lãnh đạo đối với HTQLCL (QT-SCT-07);

– 04 Quy trình nội bộ hỗ trợ quản lý gồm: Quy trình quản lý công tác văn thư (QT-SCT-VP-01), Quy trình xét thi đua khen thưởng hàng năm (QT-SCT-VP-02), Quy trình Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách (QT-SCT-KHTC-01), Quy trình tiến hành một cuộc thanh tra (QT-SCT-TTr-01);

– 57 Quy trình giải quyết thủ tục hành chính, gồm: 22 quy trình giải quyết thủ tục hành chính của phòng Quản lý Thương mại (từ QT-SCT-QLTM-01 đến QT-SCT-QLTM-22); 05 quy trình giải quyết các thủ tục hành chính của phòng Quản lý Công nghiệp (QT-SCT-QLCN-01 đến QT-SCT-QLCN-05); 30 quy trình giải quyết thủ tục hành chính của phòng An toàn- Năng lượng (QT-SCT-ATNL-01 đến QT-SCT-ATNL-30).

Thứ hai, về hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng:

– Sở Công Thương đã cử công chức tham gia các lớp tập huấn về hướng dẫn việc áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 do Sở Khoa học và Công nghệ tổ chức;

– Ban chỉ đạo ISO Sở Công Thương cũng đã xây dựng và ban hành mục tiêu chất lượng ngay tư đầu năm để triển khai thực hiện, theo dõi quá trình áp dụng trong nội bộ đơn vị. Ban chỉ đạo còn có văn bản hướng dẫn, quán triệt các phòng, ban, đơn vị triển khai thực hiện và áp dụng, duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO để thường xuyên áp dụng tốt các quy trình;

– Ngoài ra, Ban chỉ đạo còn trực tiếp theo dõi, kiểm tra việc triển khai HTQLCL; bổ sung hồ sơ trong quá trình áp dụng, chú ý đề ra các biện pháp khắc phục các bất cập do thay đổi chính sách chế độ và các nguyên nhân khác. Trong năm 2018 đã rà soát và công bố mới 68 quy trình áp dụng trong đơn vị, kiện toàn ban chỉ đạo ISO; thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp của HTQLCL 9001:2008, đã xây dựng và thực hiện Chương trình đánh giá nội bộ kiểm tra các phòng chuyên môn đúng quy định.

Thứ ba, về sự tuân thủ của cơ quan đối với tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008, chính sách, mục tiêu, quy trình, thủ tục, các quy định khác và yêu cầu của pháp luật có liên quan:

          Đối với các yêu cầu chung: Sở đã chủ động nghiên cứu và xây dựng các tài liệu mang tính bắt buộc theo yêu cầu, gồm các tài liệu chung theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, quy trình kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, đánh giá nội bộ, kiểm soát sự không phù hợp, khắc phục, phòng ngừa) và các quy trình nội bộ cũng như khắc phục các sự cố khác;

          Về phạm vi áp dụng HTQLCL: Căn cứ danh mục các thủ tục hành chính của Sở Công Thương đã chuẩn hóa được Uỷ ban nhân dân tỉnh công bố, Sở đã bổ sung vào quy trình ISO áp dụng tại cơ quan; đồng thời cập nhật, bổ sung nội dung của các quy trình khi các TTHC có sự thay đổi, điều chỉnh của văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;

          Về quy trình xử lý công việc: Toàn bộ hoạt động của Sở Công Thương đều tuân thủ quy trình xử lý công việc theo tiêu chuẩn ISO đã triển khai áp dụng; đồng thời, Sở đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong công tác. Các quy trình đều phù hợp với ứng dụng công nghệ thông tin nên việc cập nhật tiến độ về quá trình giải quyết công việc luôn nhanh chóng, tiện lợi.

Thứ tư, về việc thực hiện các quá trình giải quyết công việc và các quá trình được xác định trong HTQLCL

– Sở Công Thương tổ chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo đúng các quy trình chung và các quy trình tác nghiệp, hỗ trợ theo quy định phù hợp với Quy trình thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại đơn vị;

– Thường xuyên áp dụng HTQLCL trong giải quyết các thủ tục hành chính thuộc 57 quy trình giải quyết thủ tục hành chính của Sở. Trong 10 tháng đầu năm 2018, Sở Công Thương đã tiếp nhận và giải quyết Từ đầu năm đến nay Sở Công Thương đã nhận và trả kết quả 418 TTHC qua phần mềm một cửa điện tử (số liệu tính đến hết 30/10/2018), toàn bộ hồ sơ TTHC đều được giải quyết đúng hạn, đúng quy định, không có khiếu nại của tổ chức, cá nhân. Đặc biệt qua theo dõi việc giải quyết của các phòng chuyên môn cho thấy đã rút ngắn được khoảng 30% thời gian theo quy định. Đến thời điểm báo cáo chưa phát hiện có vướng mặc hoặc sai phạm quy định về giải quyết TTHC của Sở. Việc tiếp nhận và giải quyết theo đúng quy trình ISO, lưu trữ hồ sơ theo quy định và phù hợp với quy chế thực hiện cơ chế một cửa của đơn vị.

Thứ năm, về hoạt động xem xét của lãnh đạo và hoạt động đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp

– Ngày 04 tháng 10 năm 2018, Sở đã tổ chức cuộc họp xem xét của Lãnh đạo Sở về  áp dụng HTQLCL. Theo đó, tiếp tục duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, quyết tâm hoàn thành chỉ tiêu theo mục tiêu chất lượng đã đề ra; các phòng chuyên môn tiếp tục rà soát, thực hiện việc sắp xếp hồ sơ tài liệu đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ sử dụng và thiết lập các biểu mẫu tương ứng theo yêu cầu của quy trình; QMR và Ban thư ký ISO đẩy mạnh việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện công việc theo quy trình đã xây dựng, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của công việc. Hướng tới thỏa mãn yêu cầu của khách hàng có liên quan; đồng ý điều chỉnh, ban hành lần 3 toàn bộ quy trình ISO đã ban hành lần 2, bao gồm: Sổ tay chất lượng, quy trình chung, quy trình tác nghiệp của các phòng theo quy định;

– Ngày 10 tháng 10 năm 2018 Sở Công Thương đã ban hành Quyết định số 153/QĐ-SCT về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo triển khai áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008;

–  Ngày 10 tháng 10 năm 2018 Sở Công Thương đã ban hành Quyết định số 152/QĐ-SCT về việc công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008;

Thứ sáu, về hoạt động xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL: Do triển khai thực hiện tốt các khâu trong quá trình xây dựng, áp dụng, duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO tại đơn vị nên tại cơ quan không có khiếu nại phải xử lý.

Thứ bảy, về hoạt động cải tiến trong HTQLCL:

– Hoạt động cải tiến trong HTQLCL được thực hiện thường xuyên như: cập nhật các thủ tục hành chính được bãi bỏ, bổ sung, ban hành mới; cập nhật sự thay thế, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan; rà soát giảm thời gian thực hiện các TTHC… Qua đó góp phần cải tiến công tác quản lý, lề lối làm việc, hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc tốt hơn, mang lại hiệu quả cao hơn;

– Trong năm 2018, Sở Công Thương đã thống kê, rà soát trình UBND tỉnh công bố ban hành Thủ tục hành chính, bao gồm: 117 thủ tục hành chính thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông Sở Công Thương Bắc Kạn; 04 thủ tục hành chính tiếp nhận tại Bộ phận một cửa liên thông Văn phòng UBND tỉnh; 21 thủ tục hành chính thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND cấp huyện; đề xuất phương án đơn giản hóa 06 thủ tục hành chính, cắt giảm thời gian và chi phí, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khi thực hiện TTHC, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để triển khai hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả. Trên cơ sở đó, Sở Công Thương sẽ tiếp tục cập nhật những nội dung thay đổi, tiến hành đánh giá nội bộ, thực hiện khắc phục những điểm không phù hợp và cải tiến HTQLCL.

Tuy nhiên còn một số khó khăn, tồn tại sau:

– Một là, một số văn bản quy phạm pháp luật liên tục có sự thay đổi, tuy nhiên các văn bản hướng dẫn thực hiện của bộ, ngành đôi khi chưa kịp thời hoặc thiếu đồng bộ nên khó khăn trong quá trình cập nhật, bổ sung các quy trình;

– Hai là, do khối lượng hồ sơ công việc chuyên môn của một số phòng chuyên môn quá nhiều và phức tạp gây mất thời gian, công sức sắp xếp và lưu trữ tài liệu;

– Ba là, việc quan tâm, áp dụng các quy trình ISO của một số phòng chuyên môn của sở còn chưa thường xuyên, một số quy trình áp dụng còn chưa sát với thực tế, còn phải sửa đổi bổ sung;

– Bốn là, vẫn còn một số ít công chức, viên chức, người lao động chưa thực sự hiểu rõ về tính hiệu quả của HTQLCL; sự hiểu biết về các tiêu chuẩn ISO còn chưa đầy đủ; chưa chủ động nghiên cứu, cập nhật kiến thức mới; trình độ ứng dụng CNTT vào công việc không đồng đều, dẫn đến những hạn chế trong nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

Trong thời gian tới, Sở Công Thương sẽ tiếp tục duy trì có hiệu quả, thực hiện khắc phục, phòng ngừa và thường xuyên cải tiến HTQLCL, cụ thể:

– Tiếp tục duy trì, cải tiến áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2008 tại các phòng, ban của sở;

– Xây dựng và áp dụng thực hiện các quy trình còn lại theo thủ tục hành chính đã công bố;

– Tiếp tục cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo về chuyên gia đánh giá nội bộ và tập huấn cho CBCC nâng cao nhận thức về HTQLCL;

– Quán triệt công chức, viên chức trong cơ quan tiếp tục duy trì, cải tiến, xác định công tác xây dựng và áp dụng HTQLCL trong hoạt động của Sở là nội dung bắt buộc của chương trình cải cách hành chính và đơn giản hóa TTHC;

– Thực hiện việc đánh giá, xem xét theo quy định đối với HTQLCL, định kỳ 01 lần/ năm.

Nông Thị Thảo – Sở Công Thương